パワーポイントの容量が大きいファイルをメールで送りたい
パワーポイントのデータをメールに添付して送付する際に、容量制限により送付できない事があります。そんな場合の対処法をご紹介します。
容量が増える原因
一番の原因は画像になります。特に写真などを貼り付けた場合は、非常に容量が大きくなります。パワーポイント上の機能で書かれた図（○や□などで作成した図）などは、たいして容量が増える原因とはなりません。
コピーペーストで大きな写真や画像を貼り付けた後に、縮小した場合でも容量は減りませんので注意が必要です。
対処方法
容量を減らす方法、メールで送付する方法をいくつかご紹介します。
例えば右の資料のように写真が中心で、どうしても容量が大きくなる資料があるとします。
解像度を低くする
まずは、解像度を低くする方法です。やり方はパワーポイントのバージョンによって異なります。
パワーポイント2003の場合
(1)圧縮したい画像をダブルクリックします。プロパティのウインドウが開きますので、圧縮ボタンをクリックします。
２さらに圧縮メニューが開きますので、図の圧縮を行います。
容量を小さくするには、Web画面にラジオボタンをあわせます。解像度が96dpiになりますので、これで『OK』をクリックします。資料全体を圧縮する場合は、『ドキュメント内のすべての図』を選択します。
３圧縮完了です。下図のように大幅に容量が減った事が確認できます。ただし、注意すべきは容量が減るという事は画像も粗くなるという事です。画面上で目視で確認し、画質が下がりすぎていないか注意してください。また、元々サイズが小さい画像は、それほど影響しませんので無理に圧縮しなくても良いでしょう。
パワーポイント2007の場合
(1)パワーポイント2007も同じように画像を選択するとメニューが表示されますので、図の圧縮を選択します。
２パワーポイント2007も同じように画像を選択するとメニューが表示されますので、図の圧縮を選択します。2003では、96dpiか200dpiのどちらかでしたが、2007では、中間サイズも加わっております。
圧縮しても画像を消しても容量が減らない場合
よくわかりませんが、キャッシュみたいに残ってる感じの時がありますので、上書き保存ではなくて、新規保存を試してみてください。これで対応できる場合があります。
ソフトウェアを使用する
サイズをスリム化するソフト
仕事でパワーポイントを利用する機会が多く、『パワポスリム』というソフトを以前購入しました。ドラッグアンドドロップで簡単に圧縮できるソフトです。どの画像がどれだけ圧縮されたのかまで表示してくれます。
ちなに5.38MBの資料を『画質優先』で圧縮したら1.21MBになりました。
ただし、当時は見つからなかったのですが、最近ではフリーでも圧縮できるソフトがあるようです。
PDFファイルに変換するソフト
パワーポイント2007の場合は、そのままPDFに出力できます。PDFだと容量も軽いし、Adobe Readerで相手先にパワーポイントが無くても閲覧できます。当然編集もできませんが・・・
市販のソフトでは、SouceNext社の『いきなりPDFシリーズ』がコストも安く手軽に利用できます。
ストレージサービスを利用する
こちらは容量を減らすのではく、Webのあるスペースにアップロードしたものを、相手先にダウンロードしてもらう手法です。有名なところでは『宅ふぁいる便』をご存知の方も多いでしょう。
広告やセキュリティ、受け側の問題などから安心して利用できる有料もいろいろあります。
ファイルを分割する
メールで送る際に、5MBの容量のデータがあり、受け側が3MBの制限がある場合は、2.5MBのファイルを2つに分けて送信する方法です。Vectorなどで、『分割ツール』をキーワードに検索してみてください。
市販のツールなら、スグレモノでしたら比較的安価で圧縮、分割などのツールが利用できます。
メールの容量制限は、プロバイダーなどによって違います。まったく制限が掛かっていない場合もありますが。一人一人が大きな容量のメールを扱うとサーバーへの負担が大きくなりますので、大きな会社さんほど対策されているように思います。